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EN ESTE SITIO ENCONTRARÁS INFORMACIÓN ACERCA DE LA TEORÍA GENERAL DE LA ADMINISTRACIÓN, TEORÍAS ADMINISTRATIVAS, MODELOS GERENCIALES, AMBIENTE LABORAL, MANUAL DE FUNCIONES, MANUAL DE PROCEDIMIENTOS, PLAN OPERATIVO Y PLAN DE CONTINGENCIA, ASPECTOS QUE SON REALMENTE IMPORTANTES EN EL DESARROLLO DE UNA ORGANIZACIÓN.
INTRODUCCIÒN
viernes, 25 de julio de 2008
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"EJECUCIÓN DE PROGRAMAS DE MEJORAMIENTO DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA"
viernes, 18 de julio de 2008
- ¿Qué puede hacerse?
- ¿Qué se va hacer?
- ¿Cómo se va a hacer?
- ¿Con qué se va a hacer?
- ¿Cómo lograr que se haga?
- ¿Cómo saber cuando se ha realizado?
En conclusión, la administración es la actividad humana más importante, ya que coordina el trabajo grupal del cuald epende el desarrollo de los objetivos organizacionales.
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"TEORÍA GENERAL DE LA ADMINISTRACIÓN"
- Tareas
- Estructura
- Personas
- Ambiente
- Tecnología
ORÍGENES DE LA ADMINISTRACIÓN
Podrían considerarse que los principales actores fueron:
- Los filósofos antíguos y modernos
- La iglesia católica
- La organización militar
- La Revolución Industrial de 1776
- Los economistas liberales
- Industriales y empresarios
En el orden cronológico del tiempo:
- 4000 a. C. Reconoce la necesidad de planear, organizar y controlar.
- 2600 a. C. Descentralización de la organización.
- 2000 a. C. Reconocimiento de la necesidad de órdenes escritas.
ANTECEDENTES DE LA TEORÍA ADMINISTRATIVA
Grecia, Egipto, China, Roma, Austria y Alemania son considerados los países autores de los antecedentes, y los aportes de Platón con los principios de la administración y Aristóteles con los criterios de la organización.
La Revolución Industrial da pie para el inicio de una nueva era del trabajo y las organizaciones. Con la aparición de la máquina de vapor, creada por James Watt en 1776 se producen drásticos cambios en la producción artesanal tradicional tales como la fusión de pequeños talleres, la disminución de los costos productivos, la automatización de las tareas, aumento en la demanda, jornadas de trabajo de 12 o 13 horas y condiciones ambientales peligrosas.
Entre otros hechos destacados durante esta época se encuentra la generación de un nuevo concepto de trabajo y de la producción, el trabajo mecánico dividió el trabajo en labores progresivamente más repetitivas y simplificadas, y la masificación de los trabajadores , pues las malas condiciones laborales dieron lugar a luchas sociales y movimientos obreros. También aparecen nuevos tipos de organizaciones.
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"PRINCIPALES TEORÍAS ADMINISTRATIVAS"
TEORÍA DE LA ADMINISTRACIÓN CIENTÍFICA
Frederick WinslowTaylor(1856-1914)
Enfasis en las tareas.
El nombre de Administración Científica se debe al intento de aplicar los métodos de la ciencia a los problemas de la administración.
Surgió a principios del siglo XX debido a la necesidad de elevar la productividad y la escasez de mano de obra.
El objetivo de la Teoría Científica es aumentar la productividad de la empresa mediante el aumento en la eficiencia del nivel operacional.
PRINCIPIOS
- Organización del trabajo.
- Selección y entrenamiento del trabajador.
- Cooperación y remuneración por rendimiento individual.
Responsabilidad y especialización de los directivos en planeación.VENTAJAS
- Aumenta la productividad.
- Racionalización del trabajo.
- Disminución de pérdidas de tiempo y materiales.
DESVENTAJAS
- Visión microscópica del hombre.
TEORÍA CLÁSICA
Henry Fayol (1841-1925)
Esta teoría propone que toda empresa cumple 6 funciones:
- Técnicas.
- Comerciales.
- Financieras.
- De seguridad.
- Contables.
- Administrativas.
PRINCIPIOS
- División del trabajo.
- Autoridad y responsabilidad.
- Disciplina.
- Unidad de mando.
- Unidad de dirección.
- Subordinación de los intereses individuales a los intereses generales.
- Remuneración del personal.
- Centralización.
- Jerarquía o cadena escalada.
- Orden.
- Equidad.
- Estabilidad y duración del personal en un cargo.
- Iniciativa.
- Espíritu de equipo.
CARACTERÍSTICAS
- Hace énfasis en la estructura organizacional.
- Líneas claras de autoridad.
- Autoridad centralizada.
- Prevalece la división del trabajo.
- Confinza en las reglas y reglamentos.
- Trata a la organización como una máquina.
VENTAJAS
- Mayor especialización del trabajo.
- Normas y reglamentos para mejorar funcionamiento.
- Iniciativa de buscar el bien común.
- Compensación equitativa.
- Trato justo para mantener la lealtad del personal.
VENTAJAS
- Los empleados no conocen todos los procesos.
- Teoría estática e ilimitada.
- No importan los aspectos psicológicos ni sociales.
- Enfoque en la estructura organizacional, sin participación de los empleados.
- Organización centralizada, escasa autonomía.
TEORÍA DE LA BUROCRACIA
Para Weber la Burocracia es un sistema caracterizado por la división del trabajo, una jerarquía bien definida, reglas y reglamentos detallados.Características:
- División del trabajo.
- Jerarquía de autoridad.
- Selección formal.
- Normas y reglamentos formales.
- Impersonalidad.
- Orientación de la carrera.
VENTAJAS
- Precisión de la definicióndel cargo y de la operación.
- Rapidez en la toma de decisiones.
- Reglamentación escrita.
- Uniformidad de rutinas y procedimientos.
- Continuidad de la organización por sustitución de personal retirado.
TEORÍA DE LOS SISTEMAS
Karl Ludwing Von Bertalanffy.
La Teoría General de los Sistemas surgió a partir de los trabajos del alemán Ludwing Von Bertalanffy, publicadas en 1950 y 1968. La Teoría General de Sistemas no da solución a problemas, sino que produce teorías conceptuales con condiciones de aplicación.
Un SISTEMA es un conjunto de elementos organizados para el logro de un objetivo caracterizado por ser claro, medible y preciso.
TIPOS DE SISTEMAS:
-En cuanto a su constitución:
- Sistemas físicos o concretos.
- Sistemas abstractos.
-En cuanto a su anturaleza:
- Sistemas cerrados.
- Sistemas abiertos.
PARÁMETROS DEL SISTEMA:
- Entrada o impulso o insumo (input)
- Salida o producto o resultado (output)
- Procedimiento o procesador o transformador (throughput)
- Retroacción o retroalimentación o retroinformación (feedback)
- Ambiente (environment)
APLICACIONES DE UN SISTEMA SISTEMÁTICO
- Recursos o insumos: Fuerza de trabajo, capitales, medios de producción, materias primas, información, productos.
- Funciones: Inmisión, transformación, emisión, control, innovación.
- Estados: Eficiencia, eficacia, integración, adaptación.
TEORÍA COMPORTAMENTAL O BEHAVIORISTA
Sus orígenes se remontan a los años 50 en EE.UU.
Toma el enfoque de las ciwncias del comportamiento. Abandona las posiciones rígidas y normativas.
Enfasis en las personas.
Comprobó que el administrador debe conocer las necesidades humanas y queque la motivaciónmejora la calidad de vida.
NECESIDADES SEGÚN MASLOW
A medida que el hombre crece sus necesidades van evolucionando.
Autorrealización
Estima
Sociales
Seguridad
Fisiológicas
TEORÍA DE LA MOTIVACIÓN SEGÚN HERZBERG
Formuló la teoría delos dos factores para explicar mejor el comportamineto de las personas en la situación de trabajo.
- Factores Higiénicos extrínsecos: Se relaciona con el ambiente que rodea a las personas y las condiciones en las que se desempeñan.
- Factores motivacionales intrínsecos: Se relaciona con el contenido del cargo y la naturaleza de ñlas tareas que el hombre realiza. Estos producen real satisfacción.
TEORÍA X Y Y DE Mc GREGOR
Compara dos estilos antagónicos de administrar: uno mecanicista y pragmático, y otro basado en la concepción moderna del comportamiento humano.
TEORÍA DE LA CONTINGENCIA
Paul Lawrence y Jay lorsch son los padres de la Teoría situacional o de la Contingencia.
Por sus investigaciones en 1972 relacionadas con la confrontación organizacional "organización-ambiente", infiriendo que las organizaciones deben adecuarse al ambiente.
VENTAJAS.
- Relaciones lógicas del tipo "si.............entonces".
- En el diseño organizacional la estructura es flexible y adaptable a los cambios del ambiente.
- Considera lasorganizaciones como sistemas abiertos.
DESVENTAJAS:
- Rechaza los principios universales de la administración. "No hay nada absoluto, todo es relativo".
- Admite que no hay una única mejor manera.
- Enfoca el entorno esterno de la organización.
- No hay estructura ideal sino criterios determinantes.
VARIABLES:
- Ambiente.
- Antiguedad.
- Tecnología.
- Tamaño.
- Poder.
- Propiedad.
- Cultura.
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MODELOS GERENCIALES
jueves, 17 de julio de 2008
De origen japonés, promueve una gestión organizacional integral basada en la satisfacción del cliente. Consiste en promover un proceso continuo que garantice y asegure el mantenimiento de estándares adecuados que se enfocan a la satisfacción del cliente y del mercado.
-Ciclo dumping de la calidad
-Investigación diseño y producción
-Estrategia proceso y transformación
¿PARA QUÉ SIRVE?
Sirve para posicionar la imagen de la empresa, mejorar su participación en el mercado, controlar sus costos y asumir una mayor responsabilidad en la producción de bienes y prestación de servicios, como consecuencia de la cabal observación y cumplimiento de estándares y normas.
MODELO KAIZEN MEJORAMIENTO CONTINÚO
Modelo proveniente de la gerencia Japonesa, semejante a la Calidad. Se diferencian porque la Calidad se lleva a cabo como un “proceso de choque”, mientras que el mejoramiento continuo se lleva a cabo de manera gradual y con una gran énfasis en la participación de la gente.
· Cultura de mejoramiento continuo
· Proceso de mejoramiento gradual
· Formación integral a todos los miembros de la organización
MODELO JUSTO A TIEMPO O JUST TIME
MODELO EMPOWERMENT
Mas que un modelo, se refiere a un comportamiento gerencial (habilidad gerencial o de dirección) cuya práctica y ejercicio implican un estilo de liderazgo que desarrolle en la gente una capacidad de autonomía en su desempeño y además demuestren su habilidad para asumir riesgos calculados y tomar decisiones sin necesidad de que medie la presencia de una autoridad o la presión de una supervisión. Se sabe que una persona está empoderada cuando sus acciones y comportamientos se caracterizan por capacidad de decisión, automotivación, creatividad, asunción de riesgos y orientación al logro.
MODELO REINGENIERÍA
Es la revisión y replanteamiento fundamental de la organización enfocada al rediseño radical y rápido de toda clase de procesos de valor agregado y de todos aquellos sistemas de apoyo con el fin de alcanzar mejoras espectaculares en el rendimiento de los costos, la calidad, los servicios, la productividad (eficiencia más eficacia), y la optimización de las tareas.
· Redefinición, evaluar, seleccionar
· Rediseño- analiza e innovar
· Ejecución-puesta en marcha
MODELO BENCHMARKING
Es un proceso sistemático, estructurado, formal, analítico, organizado, continuo y a largo plazo, que sirve para evaluar, comprender, diagnosticar, medir y comparar las mejores prácticas comerciales, productos, servicios, procesos de trabajo, operaciones y funciones de aquellas organizaciones que consideramos líderes y que de alguna manera se constituyen en nuestra competencia.
MODELO OUTSOURCING
MODELO SERVUCCIÓN
Es el proceso de “fabricación o manufactura” del servicio. Se utiliza los términos utilizados en el proceso de producción convencional del sector real para significar que la prestación de servicios es un proceso tan serio y formal como aquel que se cumple en la creación de un producto. Se trata entonces de la creación de uno o varios servicios. El neologismo se compone de unir dos términos: “servicio” y “producción” para obtener “producción de servicios” de donde se origina el término “Servucción”.Es un modelo creado por los franceses y adoptado por varios países mediante la aplicación de las normas de control de calidad (normas ISO), las cuales, para el caso colombiano corresponde a la ISO 9004 (antigua ISO 9004 – 2).
MODELO DE PROSPECTIVA
MODELO DEL SISTEMA VIABLE
El modelo del Sistema Viable pertenece a una línea pensamiento administrativo denominada Cibernética Organizacional (estudio de la operación de la comunicación y el control en sistemas complejos) la cual se le adjudica al inglés Stafford Beer como uno de sus mayores exponentes. A través de este modelo se explica las características estructurales de una organización social que aprende a adaptarse rápidamente a las exigencias del entorno y a producir respuestas apropiadas que garanticen su supervivencia. Un sistema viable está constituido como una red de subsistemas viables, los cuales están contenidos en un sistema viable mayor (Caja de KatiusKas). La viabilidad de los sistemas es el resultado de una interacción sostenible entre los diferentes tipos de sistemas viables que comparten un contexto vital común.
El enfoque cibernético permite observar e interactuar con las organizaciones de manera sistémica. En ese observar y diagnosticar los problemas organizacionales se pueden sugerir nuevos sistemas de comunicación y diseños organizacionales (estructura) más adecuados ya que promueve la independencia y al mismo tiempo la interdependencia entre las diferentes áreas o unidades de negocio. Hace énfasis en el mejoramiento de la comunicación interfuncional a través del uso eficiente de la tecnología (sistemas de información). Permite abocar la gestión del cambio incluyendo el componente más importante de la empresa como es el capital humano e incluye el diseño de los escenarios aptos para la aplicación de dos modelos importantes en estos tiempos: La Prospectiva y la Gestión del Conocimiento.
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PLANEACIÓN ESTRATÉGICA
La planeación estratégica formal con sus características modernas fue introducida por primera vez en algunas empresas comerciales a mediados de 1950. En aquel tiempo, las empresas más importantes fueron principalmente las que desarrollaron sistemas de planeación estratégica formal, denominados sistemas de planeación a largo plazo.
La planeación estratégica es una herramienta de la gerencia estratégica, la cual consiste en la búsqueda de una o más ventajas competitivas de la organización, y la formulación o puesta en marcha de estrategias, permitiendo crear todo un conjunto de ventajas direccionadas en la misión y objetivos de la organización.
¿PARA QUÉ SIRVE?
Su principal utilidad radica en la capacidad empresarial para organizar y formalizar los procesos, de tal manera que los dueños o directivos de una organización estén obligados a estudiar sus negocios frente al mercado, a partir de los cuales se definen planes de acción, teniendo en cuenta el logro de los objetivos empresariales.
PASOS DE LA PLANEACIÓN
1. Conciencia de las oportunidades: analizar el mercado, la competencia, lo que el cliente desea, las fortalezas y oportunidades organizacionales.
2. Establecimiento de objetivos: dónde deseamos estar, qué deseamos lograr y cuando?
3. Consideración o desarrollo de premisas: en qué medio operarán nuestros planes?
4. Determinación de cursos alternativos de acción: identificar las acciones más convenientes para lograr los objetivos.
5. Evaluación de los cursos de acción: Comparar las alternativas con las metas que se pretenden.
6. Selección de un curso de acción.
7. Formación de planes derivados: planes de apoyo para el plan básico (Comprar equipos, materiales, contratación, capacitación y desarrollo de productos).
8. Expresión numérica de los planes a través del presupuesto.
PRINCIPIOS DE LA PLANEACIÓN
- PRINCIPIO DE PRECISIÓN: Que permita hacerse con la máxima precisión con el fin de alcanzar los objetivos propuestos por la organización.
- PRINCIPIO DE FLEXIBILIDAD: Que permita a la organización adaptarse a los constantes cambios del entorno.
- PRINCIPIO DE UNIDAD: Que los procesos no pueden ir desligados, sino integrados constituyendo un solo plan.
Los planes permiten saber a los administradores cómo organizar a la gente y los recursos. Sin un plan, no pueden dirigir con confianza o esperar que otros los sigan. Y sin un plan, los administradores y sus seguidores tienen muy pocas probabilidades de lograr sus metas o de saber cuándo y dónde se están desviando de su camino. El control se convierte en un ejercicio sútil. Con frecuencia, los planes erróneos afectan la salud de toda la organización.
El proceso de la administración estratégica consta de tres etapas:
- Formulación de las Metas.
- Identificación de los Actuales Objetivos y Estrategia.
- Análisis del Ambiente (externo o interno).
- Toma de Decisiones Estratégicas.
2) Implementación de la estrategia
- Diseño de una estructura organizacional .
- Diseño de sistemas de control .
- Adecuación de la estrategia, la estructura y los controles.
- Manejo del conflicto, las políticas y el cambio.
3) Evaluación de la estrategia
Las tres actividades fundamentales para evaluar estrategias son:
TIPOS DE PLANEACIÓN
Se desarrolla a corto plazo y sirve de soporte en el cumplimiento de la planeación táctica y estrategia.
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AMBIENTE LABORAL
El ambiente de trabajo son las condiciones que rodean y que se deben garantizar al empleado en el cumplimiento de sus funciones.
FACTORES DETERMINANTES DEL AMBIENTE DE TRABAJO
- Ruido.
- Buena iluminación.
- Frío o calor.
- Carga y fatiga.
- Compromiso en el trabajo.
- Satisfacción laboral.
- Compromiso organizacional
AMBIENTE LABORAL EN LA EMPRESA MODERNA
PAPEL DEL EMPRESARIO
- Fomentar una filosofía de aprendizaje que impulse al personal en el crecimiento profesional.
- Comunicación honesta.
- Mantener acuerdos.
- Fomentar y apoyar los retos de trabajo.
- Crear un ambiente propicio de aprendizaje.
- Desechar lo que no sirve.
- Reconocer los logros
- Iluminación adecuada.
- Colores de las paredes.
- Decoración.
- Medidas de seguridad.
- Sistema de sonido.
- Música agradable.
- Equipos y herramientas adecuadas.
- Gimnasia laboral
LA COMUNICACIÓN
El lenguaje y la forma de comunicación revelan claramente cómo es el la organización, que estilo de liderazgo opera y la manera en que se manejan las relaciones interpersonales.
ALGUNOS ASPECTOS DE IMPORTANCIA EN EL DESARROLLO DE UNA BUENA O MALA COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL
El principal problema es el miedo.
- Crear un clima de confianza y seguridad.
- Transparencia informativa.
- Evitar el uso de palabras desagradables.
- Crear frases motivacionales.
- Crear hábitos positivos en la forma de saludar.
- Aprender a escuchar.
- Aprender a pedir disculpas.
¿QUÉ PODEMOS HACER PARA MEJORAR EL AMBIENTE LABORAL?
1. Realizar una junta directiva para analizar los planes de la empresa, fortalezas y debilidades.
2. Establecer una lista de habilidades de parte del personal.
3. Estudiar a fondo dichas necesidades y elaborar un plan de capacitación.
4. Solicitar ayuda a capacitadores externos.
5. Permitir y apoyar la experimentación del conocimiento.
6. Diseñar un sistema de evaluación.
7. Motivar al personal a innovar, inventar o adaptar lo existente a nuevas ideas. mida los logros, celebre sus avances, estimule la creatividad.
Se deben tener en cuente los siguientes conceptos:
- Compromiso con el trabajo: Es el grado de identificación con el trabajo.
- Satisfacción laboral: Actitud del individuo hacia su empleo.
- Compromiso organizacional: Cuando el empleado identifica sus metas con las de la organización.
Niveles de satisfacción:
· Satisfacción general.
· Satisfacción por facetas.
Factores determinantes de la satisfacción laboral.
1. Reto del trabajo: Satisfacción con el trabajo.
2. Sistemas de recompensas justas.
3. Satisfacción con el salario.
4. Satisfacción con el sistema de promociones y ascensos.
5. Compatibilidad entre la personalidad y el puesto.
6. Satisfacción, insatisfacción y producción.
FACTORES QUE INCIDEN EN EL AMBIENTE LABORAL
· MOTIVACIÓN EN LA EMPRESA: Incluye reconocimiento del trabajo, estabilidad en la empresa y posibilidad de aprendizaje. Ç
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MANUAL DE FUNCIONES
Este manual contiene las responsabilidades y obligaciones especificas de los diferentes puestos que integran la estructura organizacional, a través de la descripción de las funciones rutinarias.
Se utiliza generalmente en aquellas empresas estructuradas de manera funcional, es decir que están divididas en sectores en donde se agrupan los especialistas que tienen entrenamiento e intereses similares, definiendo las características de cada puesto de trabajo, delimitando las áreas de autoridad y responsabilidad, esquematizando las relaciones entre cada función de la organización.
Describe el nivel jerárquico de cada puesto dentro de la organización, así como su relación de dependencia, lo cual quiere decir el lugar que ocupa el puesto dentro de la estructura organizacional, a que posiciones esta subordinado directa e indirectamente y cual es su relación con otros puestos de trabajo.
Al igual que el manual de normas y procedimientos también es aconsejable elaborarlo para cada una de las áreas que integran la estructura organizacional de la empresa, ya que elaborar uno solo en forma general representaría un documento muy complejo, por pequeña que sea la organización.
DESCRIPCION DE PUESTOS
· Identificación de puestos de trabajo
· Nombre
· Área de desempeño
· Codificación
· Listado de funciones y atribuciones inherentes al puesto
· Diarias o frecuentes
· Semanales
· Quincenales
· Mensuales
· Trimestral
· Semestrales
· Anuales
· Ocasionales o eventuales
· Requisitos del ocupante del puesto
· Nivel académico
ELABORACION DEL MANUAL: La elaboración del manual es la etapa mas sencilla pero laboriosa de la metodología, su finalidad es la creación del documento final bajo lineamientos claros y homogéneos, utilizando para ello un lenguaje sencillo que logre la comprensión y la adecuada aplicación de los usuarios directos del documento y de todos los niveles jerárquicos de la organización.
Debe evitarse el uso de tecnicismo exagerados a menos de que se trate de un manual especifico. Para una tarea de tipo técnico.
Dentro de la elaboración del manual es importante incluir las conclusiones y recomendaciones que faciliten la interpretación del contenido del mismo.
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Es un instrumento de apoyo administrativo que agrupa procedimientos precisos con un objetivo común que describe en su secuencia lógica las distintas actividades en que se compone cada uno de los procedimientos que lo integran, señalando, generalmente , quién, cómo, dónde, cuándo y para qué han de realizarse.
Manual es el documento que contiene, en forma ordenada y sistemática, la información y/o las instrucciones sobre historia, organización, política y/o procedimientos de una institución, que se consideren necesarios para la mejor ejecución del trabajo.
Procedimiento es la sucesión cronológica o secuencial de actividades concatenadas, que precisan de manera sistemática la forma de realizar una función o un aspecto de ella.
El “Manual de Procedimientos” es un instrumento de apoyo administrativo, que agrupa procedimientos precisos con un objetivo común, que describe en su secuencia lógica las distintas actividades de que se compone cada uno de los procedimientos que lo integran, señalando generalmente quién, cómo, dónde, cuándo y para qué han de realizarse.
El primer punto que debe concretarse cuando se investigan uno o varios procedimientos, ya sea para describirlos, implantarlos, mejorarlos o sustituirlos, es el definir con la mayor precisión posible los siguientes aspectos:
1.-Delimitación del procedimiento
¿Cuál es el procedimiento que se va a analizar?
¿Dónde se inicia?
¿Dónde termina?
Una vez contestadas las preguntas anteriores, se podrá fijar el objetivo del estudio; éste servirá de guía para la investigación, el análisis y la propuesta del procedimiento o procedimientos en estudio.
2.- Recolección de la Información
Consiste en captar los documentos y los datos, que una vez organizados, analizados y sistematizados, permitan conocer los procesos tal y como operan en el momento, y posteriormente proponer los ajustes que se consideren convenientes.
Las técnicas que usualmente se utilizan para recabar la información necesaria son:
a) Investigación documental.
b) Entrevista directa.
c) Observación de campo.
3.- Análisis de la Información y Diseño del Procedimiento
Constituye una de las partes más importantes del estudio de procedimientos, consiste fundamentalmente en estudiar cada uno de los elementos de información o grupos de datos que se integraron durante la recolección de información, con el propósito de obtener un diagnóstico que refleje la realidad operativa actual.
Responder a los siguientes interrogantes:
¿Qué trabajo se hace?
Se cuestiona el tipo de actividades que se realizan en la unidad administrativa y los resultados que se obtienen de éstas.
¿Quién lo hace?
Son las unidades que intervienen en el procedimiento y el factor humano, ya sea como individuos o como grupos, para la realización del trabajo.
¿Cómo se hace?
Se refiere a la secuencia de actividades que se realizan para cumplir con un trabajo o servicio determinado.
¿Cuándo se hace?
Es la periodicidad con la que se realiza el trabajo, así como los horarios y tiempos requeridos para obtener resultados o terminar una actividad.
¿Dónde se hace?
Se refiere a la ubicación geográfica y al domicilio de las oficinas.
¿Por qué se hace?
Busca la justificación de la existencia de ese trabajo o de su procedimiento; también se pretende conocer los objetivos de las actividades que integran el procedimiento.
4. - Análisis del Procedimiento
Una vez que todas las actividades se han sometido al análisis correspondiente, y se considera que es necesario mejorar o rediseñar un procedimiento, se deberá utilizar la técnica de los cinco puntos que se presenta a continuación:
Eliminar.
Combinar.
Cambiar.
Mejorar.
Mantener.
ELEMENTOS QUE INTEGRAN EL MANUAL
Identificación
Se refiere a la primera página o portada del manual, en ella deberán aparecer y/o anotarse los datos siguientes:
1. Logotipo de la dependencia.
2. Nombre de la dependencia.
3. Nombre o siglas de la unidad administrativa responsable de su elaboración o actualización.
4. Título del Manual de Procedimientos.
5. Fecha de elaboración o en su caso, de actualización.
ÍNDICE
En este apartado se presentan de manera sintética y ordenada, los apartados principales que constituyen el manual. A efecto de uniformar la presentación de estos documentos, es importante seguir el orden que se describe a continuación:
a) INTRODUCCIÓN
b) OBJETIVO DEL MANUAL
c) NOMBRE DE LOS PROCEDIMIENTOS DESARROLLADOS
a) INTRODUCCIÓN
Se refiere a la explicación que se dirige al lector sobre el panorama general del contenido del manual, de su utilidad y de los fines y propósitos que se pretenden cumplir a través de él. Incluye información de cómo se usará, quién, cómo y cuándo hará las revisiones y actualizaciones, así como la autorización del titular del departamento.
b) OBJETIVO(S) DEL MANUAL
El objetivo deberá contener una explicación del propósito que se pretende cumplir con el manual de procedimientos; su elaboración se ajustara a los lineamientos que se describen a continuación.
· Especificar con claridad la finalidad que pretende el documento.
· La redacción será clara, concreta y directa.
· La descripción se iniciara con un verbo en infinitivo.
· Se describirá en una extensión máxima de doce renglones.
· Se evitará el uso de adjetivos calificativos. Ejemplo: bueno, excelente, etc.
El objetivo deberá ser lo más concreto posible, y su redacción clara y en párrafos breves; además, la primera parte de su contenido deberá expresar QUÉ SE HACE; y la segunda, PARA QUÉ SE HACE.
c) PROCEDIMIENTOS
Constituye la parte central o sustancial del Manual de Procedimientos, se integra por los siguientes apartados:
· El nombre del procedimiento debe dar idea clara de su contenido.
· La descripción del procedimiento debe redactarse en forma clara y sencilla.
· No se deben incluir dos procedimientos diferentes en uno.
Propósito del procedimiento.
Alcance.
Referencias.
Responsabilidades.
Definiciones.
Método de trabajo:
Políticas y lineamientos.
Descripción de actividades.
Diagrama de flujo.
Formatos e instructivos.
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PLAN OPERATIVO
El plan operativo es un documento oficial en el que los responsables de una organización (empresarial, institucional, no gubernamental...) o un fragmento de la misma (departamento, sección, delegación, oficina...) enumeran los objetivos y las directrices que deben marcar el corto plazo. Por ello, un plan operativo se establece generalmente con una duración efectiva de un año, lo que hace que también sea conocido como plan operativo anual o POA.
El plan operativo es la culminación del detalle de un plan estratégico y de un plan director. Debido a esta circunstancia, el POA debe adaptar los objetivos generales de la compañía a cada departamento, y traducir la estrategia global de la misma en el día a día de sus trabajadores.
Una de las utilidades fundamentales de establecer un plan operativo radica en que es posible, mediante las herramientas de inteligencia de negocio adecuadas, realizar un seguimiento exhaustivo del mismo, con el fin de evitar desviaciones en los objetivos. En este sentido, las principales herramientas software que ayudan a monitorizar un plan estratégico u operativo son el Cuadro de mando integral, los Sistemas de información ejecutiva, y los Sistemas de Soporte a la Decisión.
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PLAN DE CONTINGENCIA
Son los procedimientos específicos preestablecidos de coordinación, de alerta, de movilización y respuesta ante la ocurrencia de un evento particular para el cual se tiene escenarios preestablecidos.
Una emergencia es una situación fuera de control que se presenta por el impacto de un desastre; existen dos tipos de emergencias, las que se dan por fenómenos naturales y las que se dan por fallas tecnológicas.
Factores a tener en cuenta en el diseño del plan de contingencia:
1. Densidad de ocupación de la población.
Es saber reconocer las alertas en caso de emergencia, en cuanto ala parte física y las señales existentes con el fin de agotar cualquier circunstancia que se pueda presentar.
2. Características de los ocupantes o de la población.
Se debe conocer qué tipo de personas trabajan.
3. Existencia de personas ajenas a la organización.
Todas las personas deben conocer las instalaciones.
4. Condiciones de iluminación.Apoyo en caso de emergencia para una buena visibilidad.
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